نوشتن ایمیل

---

ایمیل برای مکاتبه بسیار مهم است و با یک مشاوره مناسب و ساختار استاندارد می توانید اقدام کنید.

چرا باید سفارشم را به شما بسپارم؟

• • دریافت خدمات با کیفیت بالا در کمترین زمان
  • امکان ویرایش رایگان تا 2 بار پس از دریافت خدمات
  • نگارش نامه های مکاتباتی شما توسط تیم حرفه ای و مجرب، مختص شما و دانشگاه مد نظرتان

مکاتبات ایمیلی چیست و چرا باید از آن استفاده کنید؟ 

ایمیل ارتباطی از افکار و احساسات افرادی است که آنها را می نویسند و دریافت می کنند.

مکاتبات ایمیلی راهی برای برقراری ارتباط از طریق پیام های الکترونیکی (ایمیل) است و اغلب برای پردازش اطلاعات استفاده می شود.

مکاتبات ایمیل بسته به موضوع، فرستنده و گیرنده می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد.

چگونه ایمیل مکاتبه ای بنویسم؟

ایمیل مکاتبه ای ایمیلی است که برای شخصی که شخصاً نمی شناسید ارسال می شود. این با ایمیل شخصی که برای مخاطبی که شخصاً می شناسید ارسال می شود متفاوت است.

نحوه نوشتن ایمیل برای استاد: راهنمای گام به گام

1. مطمئن شوید که واقعاً نیاز به ارسال آن ایمیل دارید

اگر می خواهید به استادی که سوالی می پرسد ایمیل بزنید، ابتدا برنامه درسی خود را بررسی کنید. احتمال اینکه پاسخ را پیدا کنید بسیار قوی است. برنامه درسی می تواند در مورد حجم کاری، تکالیف، ضرب الاجل ها و موارد دیگر به شما بگوید. اگر این چیزی است که شما به دنبال آن بودید، نیازی به ارسال ایمیل و تلف کردن وقت استادتان نیست. همکلاسی های شما منبع ارزشمند دیگری از اطلاعات هستند، بنابراین ابتدا با آنها صحبت کنید.

اگر برنامه درسی یا همتایان شما نمی توانند به سؤال شما پاسخ دهند، ارسال ایمیل با سؤالات اضافی خوب است.

2. از ایمیل مدرسه خود استفاده کنید

این بهترین اقدام است زیرا چنین ایمیلی حرفه ای به نظر می رسد و به گیرنده نشان می دهد که پیام شما در مورد کلاس ها است. اگر آدرس ایمیل آموزشی ندارید، حتما از یک آدرس ایمیل مناسب مانند firstname.lastname@example.com استفاده کنید. آدرس Bro$77@example.com شما برای مکاتبات دانشگاهی مناسب نیست.

3. یک موضوع واضح بنویسید

خط موضوع مشخص می کند که گیرنده ایمیل شما را باز می کند، بنابراین مطمئن شوید که واضح، مختصر و دقیق باشد. یک موضوع خوب به استاد می گوید که ایمیل شما ab چیست.

در اینجا چند نمونه از خط موضوع آورده شده است:

Question about [Course name] assignment

[Course name] : Asking for an appointment

 

4. یک پیام تبریک ایمیل مناسب بگنجانید

ایمیل خود را برای یک استاد با یک سلام مناسب و محترمانه شروع کنید. قبل از ارسال ایمیل، نام آنها را دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که پیام تبریک شما با کاما همراه است.

در اینجا نحوه شروع ایمیل به یک استاد آمده است:

,Dear Professor [Last Name]

5. یادآوری کنید که کی هستید (Remind who you are)

اساتید شاگردان زیادی دارند، بنابراین مهم است که نام خود و کلاسی را که در آن شرکت می کنید به آنها بگویید. این به شما کمک می کند در زمان گیرنده صرفه جویی کنید و تضمین می کند که سریعتر پاسخ دریافت کنید.

در اینجا نحوه شروع ایمیل به یک استاد آمده است:

.My name is Lexie Brown, from History 1B, Section 1

6. مستقیماً به سر اصل مطلب بروید

پس از احوالپرسی با استاد و معرفی خود، نوبت به بیان سوال یا درخواست خود می رسد. آن را مختصر و واضح نگه دارید تا گیرنده بتواند به سرعت بفهمد که در مورد چیست و چه اقدامی از او انتظار می رود.

مثلا:

.I was wondering if we could set up an appointment to discuss my grade on [Assignment name]. Please let me know if you are able to meet next week

7. یک ایمیل را مودبانه پایان دهید و یک امضای حرفه ای در آن قرار دهید

چگونه به یک استاد ایمیل پایان دهیم؟ از آنها برای وقتشان تشکر کنید و ایمیل خود را با “با احترام” یا “با احترام” و نام شما امضا کنید.

در اینجا یک مثال است:

.Thank you for your time and have a great day
,Sincerely
Lexie Brown

8. ایمیل خود را تصحیح کنید

به دستور زبان، املا و نقطه گذاری توجه کنید. مطمئن شوید که به لحن رسمی پایبند هستید و از شکلک ها یا اختصارات غیررسمی مانند FYI یا ASAP اجتناب کنید. یک بار دیگر املای نام استاد خود را بررسی کنید.

9. خودتان را جای استادتان بگذارید

ایمیل را طوری بخوانید که انگار استادی هستید که آن را دریافت کرده اید. آیا مشخص است که چه کسی برای شما می نویسد و چه می خواهد؟ آیا لحن ایمیل مودبانه و محترمانه است؟ آیا با فرمت ایمیل رسمی مطابقت دارد؟ اگر همه پاسخ های شما “بله” است، در صورت تمایل ایمیل خود را ارسال کنید.

ایمیل به استاد نمونه

وقتی یاد گرفتید که چگونه به یک استاد ایمیل بزنید، وقت آن است که تمرین کنید. در زیر، تعدادی نمونه ایمیل برای موقعیت های مختلف پیدا خواهید کرد. لطفاً به خاطر داشته باشید که این نمونه ها فقط برای مرجع هستند و شما همیشه باید آنها را شخصی سازی کرده و مطابق با نیازهای خود تغییر دهید.

اگر مرتباً نیاز به ارسال ایمیل به استاد خود دارید، می‌توانید این قالب‌ها را به Spark اضافه کنید و هر زمان که نیاز بود دوباره از آنها استفاده کنید. با نحوه کار قالب ها در Spark آشنا شوید.

نمونه ایمیل مکاتباتی

1. ایمیل به استاد در مورد عدم حضور در کلاس

سفارش توصیه نامه | سفارش نگارش SOP | سفارش استادی پلن