از لحاظ نگارشی، SOP بین 250 تا 1000 کلمه باید باشد و در چند پاراگراف نوشته شود. موارد بسیار مهمی که در هدفنامه باید توضیح داده شود به آن ها اشاره خواهیم کرد.
1. معرفی خود در انگیزه نامه
در قدم نخست برای نگارش انگیزه نامه باید به معرفی خود بپردازد و اینکه سوابق علمی و پژوهشی در چه سطحی می باشد و در مورد کارهایی که تا بحال انجام داده است توضیح دهد.
2. دلایل گزینش در انگیزه نامه
در قدم بعد متقاضی باید دلیل اینکه این کشور را انتخاب کرده است را توضیح دهد و سپس دلیل انتخاب این رشته را تشریح کند. سپس باید به آن اشاره شود که چرا این دانشگاه را انتخاب کرده است و هدف از انتخاب این دانشگاه را برای ادامه تحصیلات خود را توضیح دهد. بنابراین می توان از امتیازاتی نظیر رتبه دانشگاه نام برد.
3. مسیر شغلی آینده در انگیزه نامه
در قدم بعد، باید مسیر شغلی آینده توضیح داده شود و اینکه این رشته از نظر علمی و از لحاظ شغلی چه کمکی به شما می کند. ذکر این نکته مهم است که در انگیزه نامه باید بیشتر به جنبه های مسائل آکادمیک پرداخت.
یک انگیزه نامه قوی باید یک مقدمه خوب و قوی داشته باشد، قسمت میانی و نتیجه گیری داشته باشد. یک مقدمه مناسب در واقع چارچوبی مناسب برای ادامه ی نگارش متن فراهم می کند .