چرا باید سفارشم را به شما بسپارم؟

• دریافت خدمات با کیفیت بالا در کمترین زمان
• امکان ویرایش رایگان تا 2 بار پس از دریافت خدمات
• نگارش نامه های مکاتباتی شما توسط تیم حرفه ای و مجرب، مختص شما و دانشگاه مد نظرتان

توصیه نامه تحصیلی چیست؟

قبل از اینکه به نوشتن توصیه نامه برای یک دانشجو بپردازیم، ابتدا باید نگاهی به چیستی آن بیندازیم. ریکامندیشن لتر تحصیلی (recommendation letter) یا توصیه نامه سندی است که دستاوردهای تحصیلی، شخصیت و اهداف یک فرد را بیان می کند. طبق تعریف، توصیه نامه برای یک دانشجو، نامه ای است که از درخواست دانشجو برای تحصیل در یک برنامه تحصیلی یا بورسیه حمایت می کند. در آن، دلایلی را که نشان میدهد که دانشجو کاندید مناسبی برای موقعیت یا فرصتی خاص است را به تفصیل شرح می‌دهد.

معلمان، اساتید راهنما، مدیران مدرسه و مربیان اغلب شواهد زیادی از توانایی های دانش آموز یا دانشجوی خود دارند. از این رو این افراد اغلب مناسب ترین و واجد شرایط ترین منابع برای نوشتن توصیه نامه های آکادمیک هستند. ریکامندیشن لتر های آکادمیک می تواند مکمل ریز نمرات دانشجویی باشد تا به مراکزی که برای ان ارسال می شود کمک کند تا بهتر بفهمند متقاضی کیست، چه ویژگی ها و توانایی، مهارت هایی دارند. علاوه براین توصیه نامه تکمیل کننده رزومه و کاوورلتر متقاضی است تا بینش بیشتری در مورد دستاوردهای یک متقاضی ارائه دهد.

ممکن است اصطلاح نامه مرجع (reference letter) برای یک دانشجو را نیز شنیده باشید. اگرچه توصیه نامه ها و نامه های مرجع مشابه هستند و اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، تفاوت هایی بین آنها وجود دارد. یک توصیه نامه برای یک دانشجو برای پذیرش در یک برنامه علمی خاص درخواست می شود، در حالی که یک نامه مرجع برای یک دانشجو به ارزیابی کلی و جامع تر از یک دانشجو و شخصیت آن مربوط می شود.

انواع توصیه نامه

چندین دلیل متفاوت و متداول وجود دارد که چرا یک فرد ممکن است توصیه نامه بخواهد. هدف ریکامندیشن لتر یکسان است؛ یعنی معرفی متقاضی به عنوان یک نامزدی ایده آل برای موقعیت یا برنامه ای که به دنبال آن است. اما موضوعاتی که در این نامه نوشته می شود براساس هدف آن انواع مختلفی دارد.

1- توصیه نامه های دانشگاهی (Academic letters of recommendation)

به منظور نگارش توصیه نامه برای یک دانش آموز یا دانشجو، متن نامه باید در مورد عملکرد تحصیلی و همچنین ویژگی های شخصیتی متقاضی باشد تا آنها را به یک نامزدی ایده آل برای موقعیت در برنامه مورد نظر یا کمک هزینه ای که به دنبال آن هستند تبدیل کند.

2- توصیه نامه های حرفه ای (Professional letters of recommendation)

توصیه نامه های حرفه ای یکی دیگر از انواع نسبتاً رایج توصیه نامه هستند. بسیاری از متقاضیان از کارفرمایان و مربیان سابق خود می خواهند که با معرفی آنها به بهترین شکل برای موقعیت های شغلی به آنها در جستجوی شغل کمک کنند. البته در یک تفاوت کلیدی بین توصیه نامه آکادمیک و حرفه ای وجود دارد: در ریکامندیشن لتر حرفه ای، تمرکز باید به طور انحصاری بر عملکرد حرفه ای و تناسب نامزد برای نقش خاصی باشد که به دنبال آن می باشد.

3- توصیه نامه اجاره خانه (Home rental referrals)

نوع دیگری از ریکامندیشن لتر مربوط به اجاره خانه است. اغلب، صاحب‌خانه‌ها از مستاجران می‌خواهند توصیه‌هایی از صاحبخانه های قبلی در مورد تجربه آنها با مستاجران داشته باشند.

فرمت ریکامندیشن لتر

توصیه نامه شما نباید بیش از یک صفحه باشد. طول آن را تقریباً به اندازه یک کاورلتر نگه دارید: چند پاراگراف فشرده و متمرکز که مقصود شما را با صراحت بیان کند. از نظر لحن، توصیه نامه باید حرفه ای تدوین شود. آن را با همان لحنی که برای نگارش ایمیل به یک مخاطب حرفه ای یا یک نامه مرجع استفاده می کنید، بنویسید و نباید با لحن محاوره ای صحبت کنید که مانند یک نامه معمولی خوانده شود. استفاده از لحن نامناسب برای ریکامندیشن لتر می تواند بر فردی که توصیه می کنید بازتاب ضعیفی داشته باشد. وقتی در حال نوشتن توصیه نامه هستید، عناصر خاصی وجود دارد که شامل موارد زیر است:

• احوالپرسی
• پاراگراف مقدماتی
• پاراگرافهای بدنه اصلی
• پایان
• امضا

در بیشتر موارد، توصیه نامه شما باید از ساختار زیر پیروی کند:

1- سلام و احوال پرسی (Greeting)

در سطر اول نامه خود، مستقیماً با گیرنده احوالپرسی کنید. در اینجا سعی نکنید خلاق باشید. یک “Dear Mr./Ms./Mrs./Mx./Dr. ____” ساده بهترین انتخاب است. اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، نامه خود را با “To whom it may concern.” شروع کنید.

2- مقدمه (Introduction)

در سطر بعدی، نام متقاضی و موقعیتی را که برای آن پیشنهاد می کنید را به وضوح بیان کنید. همچنین می‌توانید در این بخش خود را معرفی کنید. در ادامه چند نمونه از خطوط مقدمه آورده شده است:

“I am writing to recommend [Candidate’s first and last name] for acceptance into [University’s name]. I have had the pleasure of teaching [Candidate] for the past three years at [High school’s name].”

“It is my pleasure to recommend [Candidate’s first and last name] for the Copywriter position with [Agency name]. [Candidate] and I have worked together at [Company] for the past six years.”

3- بررسی اجمالی (Overview)

در این بخش، ویژگی هایی را که نامزد را به گزینه ایده آل برای موقعیت مورد نظر تبدیل می کند، به وضوح بیان کنید. بسته به نوع توصیه‌ای که ارائه می‌کنید، این می‌تواند ترکیبی از ویژگی‌ها و مهارت‌های شخصیتی باشد، یا می‌تواند به شدت بر مهارت‌ها و دستاوردهای نامزد متمرکز باشد.

4- نظر شخصی (Personal anecdote)

ویژگی هایی را که در بخش بررسی اجمالی در مورد آنها صحبت کرده اید با داستان های شخصی که ویژگی ها و مهارت های متقاضی را برجسته می کند، توضیح دهید. اگر پروژه خاصی وجود داشت که در آن متقاضی مورد نظر رهبری آن را بر عهده گرفت یا آمارهایی وجود داشت که می توانید در مورد کار شخص به اشتراک بگذارید، آنها را در این قسمت درج کنید.

5- جمله ی پایانی (Closing statement)

نامه خود را با بیانیه ای که توصیه شما را تکرار می کند به پایان برسانید. این بیانیه می تواند شامل یک گواهی شخصی باشد، مانند مثال زیر:

“After renting to [Candidate] for the past two years, I can confidently recommend her as a responsible, conscientious tenant”

6- امضا (Signature)

نامه خود را با یک امضا تمام کنید. امضای توصیه نامه شما باید همراه با نام شما باشد و عنوان حرفه ای خود را در زیر نام ذکر کنید. ممکن است گیرنده نامه بخواهد با شما تماس بگیرد تا در مورد نامزد بیشتر گفتگو کند، بنابراین با درج اطلاعات تماس در امضای خود، دسترسی آنها را به خودتان آسانتر کنید. معمولاً، شماره تلفن و آدرس ایمیل بهترین گزینه‌هایی هستند که می‌توانید در کنار ساعات کاریتان درج کنید.

نکاتی که باید هنگام نگارش توصیه نامه به خاطر داشته باشید

1- ریکامندیشن لتر مرتبط با پوزیشن باشد

درست مانند یک کاورلتر، توصیه نامه باید مختصر باشد و دلایل کلیدی را نشان دهد که چرا متقاضی گزینه ایده آل برای موقعیتی که به دنبال آن است می باشد. هر جزئیاتی که بیان می شود باید با دلیل باشد.

2- حکایات، حقایق و آمارهای خاص را بیان کند

هرچه اطلاعات دقیق تری در مورد متقاضی داشته باشید، ریکامندیشن لتر شما قانع کننده تر خواهد بود. به عنوان مثال، اگر دانش آموز دبیرستانی را به دانشگاه توصیه می کنید، حکایت هایی در مورد عملکرد آنها در تکالیف درسی یا فعالیت های فوق برنامه در نامه خود وارد کنید.

3- استفاد ه از لحن مثبت، دوستانه و در عین حال حرفه ای

همانطور که در بالا ذکر کردیم، لحن مناسب برای توصیه نامه، لحن حرفه ای و رسمی است. رابطه شما با نامزد و توجه شما به آنها باید در لحن شما مشهود باشد.

 4- اگر نمی توانید یک توصیه نامه موثر بنویسید، این کار را نکنید:

ممکن است در موقعیتی قرار بگیرید که نتوانید یک ریکامندیشن لتر صادقانه و مؤثر برای کسی که درخواست می کند بنویسید. این ممکن است به این دلیل باشد که شما وی را به اندازه کافی نمی‌شناسید، یا ممکن است به این دلیل باشد که کار او را ضعیف می‌دانید.

در هر صورت، راه حرفه ای برای رد درخواست این است که به سادگی به آنها بگویید که به اندازه کافی با کار آنها آشنا نیستید تا بتوانید به طور مؤثر در مورد آن بحث کنید، یا فکر نمی کنید که بهترین فردی برای نوشتن ریکامندیشن لتر برای آنها هستید. بسته به موقعیت، می توانید آنها را به شخص دیگری در سازمان خود هدایت کنید که با کار آنها آشناتر است و بنابراین توانایی بیشتری در نوشتن توصیه نامه مؤثر دارد. اگر این امکان پذیر نیست، به سادگی به آنها اطلاع دهید که نمی توانید ریکامندیشن لتر برای آنها بنویسید و آن را رها کنید.

اشتباهاتی که در نوشتن ریکامندیشن لتر باید از آنها اجتناب کرد

1- تعمیم دادن و کلی گویی (Generalizing)

به این دو نمونه نگاه کنید:

“Luis was a great student. He is very smart and a hard worker, and because of these traits, I know he’ll succeed at Rutgers University.”

“When he took my Chem I and Chem II classes, Luis consistently put 100 percent into his assignments. He demonstrated his innate intellect and dedication to his schoolwork through his thoughtful and often creative responses to critical thinking questions and assignments. Because of his passion, drive, and capacity to handle rigorous coursework, I know he’ll succeed at Rutgers University.”

در مثال دوم، نگارنده به دوره‌های خاصی را که لوئیس گذرانده و اینکه چگونه در آن دوره‌ها سخت کار کرده است، بحث می‌کند. دانشجویان بزرگ زیادی در آنجا وجود دارند، بنابراین بسیار مهم است که نامه شما دقیقاً نشان دهد که چه چیزی متقاضی را به یک انتخاب ایده آل تبدیل می کند.

2- تعریف بی اساس در توصیه نامه (Hyperbole)

همانطور که نباید یک نوشته کلی از دستاوردهای نامزد ارسال کنید، از تعریف بی اساس آنها نیز خودداری کنید. این دو مثال را با هم مقایسه کنید:

1. هیچ‌کس تا به حال فروشنده‌ای بهتر از آلیشیا نبوده است.
2. آلیسیا هر سه ماهه از ارقام فروش پیش بینی شده خود فراتر می رفت.

در مثال اول، حتی اگر درست باشد، بیشتر شبیه توصیف  مصنوعی از یک شخصیت است تا گواهی از کار یک شخصیت واقعی. استفاده از هذل در ریکامندیشن لتر اعتبار آن را تضعیف می کند، که می تواند به احتمال پذیرش یا استخدام شدن نامزد آسیب برساند.

3- معرفی نکردن توصیه گر

در توصیه نامه، فرد توصیه کننده شخصاً متقاضی را تضمین می کنید. برای اینکه این ضمانت نامه تاثیری داشته باشد، شخصی که نامه را می خواند باید بداند که شخص توصیه کننده دقیقا چه کسی است و چرا واجد شرایط توصیه کردن می باشد.  یک معرفی سریع و یک یا دو جمله در مورد رابطه فرد توصیه کنننده با متقاضی کفایت می کند.

نمونه توصیه نامه

شما می توانید نمونه توصیه نامه عالی را در سراسر اینترنت پیدا کنید.

– نمونه توصیه نامه آکادمیک

به این ریکامندیشن لتر دانشگاهی نگاهی بیندازید: دانلود

– نمونه توصیه نامه حرفه ای

در اینجا نمونه ای از ریکامندیشن لتر حرفه ای آورده شده است: دانلود

سوالات متداول درباره نگارش توصیه نامه

توصیه نامه چیست؟ ریکامندیشن لتر گواهی کتبی از توانایی ها، دستاوردها و ظرفیت یک فرد برای رشد مداوم است.

چه چیزی باید در توصیه نامه وارد شود؟

• مقدمه ای که نام متقاضی و موقعیت مورد نظر را بیان می کند
• بیانیه واضحی از رابطه فرد توصیه کننده با متقاضی
• گواهی صادقانه از کار متقاضی
• یک توصیه واضح از متقاضی
• امضایی که شامل اطلاعات تماس فرد توصیه کننده است

چگونه باید توصیه نامه را پایان دهم؟ ریکامندیشن لتر خود را با امضایی که شامل عنوان شغلی و اطلاعات تماس شما می شود پایان دهید. با گنجاندن این موارد، خواننده نامه می تواند به راحتی با شما تماس بگیرد تا در مورد کاندید با جزئیات بیشتر صحبت کنید.

منبع: گرامرلی