اولین قدم در فرآیند اپلای آماده سازی مدارک تحصیلی می باشد. آماده سازی از یک طرف و ترجمه و معتبر نشان دادن آن هم از یک طرف امری اجتناب ناپذیر است. تحصیل در استرالیا نیز مسلتزم این امر است. از این رو برخی از کشورها مانند استرالیا نیز قوانین خاص خود را برای سنجش مدارک ارسالی از متقاضیان بین المللی دارند. یکی از این اقدامات در زمان ارسال مدارک، سرتیفای مدارک تحصیلی برای دانشگاه های استرالیا است.

در مراحل مشخصی از فرآیند درخواست، به منظور صحت و تایید اسناد دریافتی، موسسات آموزش عالی درخواست می کنند که “سرتیفای مدارک” را ارائه دهید. سرتیفای مدارک که تحت عنوان certified documents یا attested documents نامبرده می شوند و اسناد تایید شده می باشند در حقیقت کپی اسناد رسمی هستند که به عنوان کپی برابر اصل آن مدارک محسوب می شوند و توسط یک شخص مجاز انجام می شود. مدرک سرتیفای شده، کپی یک سند اصلی است که توسط یک ناظر مجاز پس از مشاهده سند اصلی تأیید شده و کپی برابر اصل تلقی می شود.

برای کپی برابر اصل کردن مدارک خود، تنها چیزی که نیاز دارید اصل سند، یک کپی از آن و فردی واجد شرایط برای امضای آن است. ناظر و نماینده منتخب باید کپی سند شما را امضا کرده و بیان کند که این سند نشان دهنده دقیق اصل سند است. پس کلیه مدارک تحصیلی، مدارک حرفه ای و ترجمه انگلیسی این مدارک باید به عنوان یک کپی برابر از اصل تایید شود. این کار توسط یک شخص معتبر یا یک ایجنت تایید شده انجام می شود.

البته باید دقت کرد که کپی برابر اصل سازی مدارک متناسب با قوانین هر کشور می باشد و کشور استرالیا نیز قوانین خاص خود را دارد. بطور کلی در کشور استرالیا افرادی مانند معلم، قاضی، وکیل، دندانپزشک، معلم، کارمند بانک و … می توانند مدارک افراد را کپی برابر اصل یا سرتیفای نمایند. بطور کلی در کشور ایران این امر توسط دفاتر اسناد رسمی و مترجم رسمی دادگستری قابل انجام است. البته باید دقت کرد که کپی برابر اصل سازی مدارک یا همان سرتیفای مدارک تحصیلی برای استرالیا صرفا توسط نماینده یا ایجنت رسمی دانشگاه یا کالج مربوطه انجام می شود و هر شخص، دفتر رسمی یا دارالترجمه اجازه این کار را ندارد.

کدام مدارک باید سرتیفای یا کپی برابر اصل شوند؟

• مدارک آکادمیک و تحصیلی
• صفحه داده های هویتی پاسپورت یا شناسنامه

چه کسی می تواند سرتیفای مدارک را انجام دهد؟

سرتیفای مدارک تحصیلی برای دانشگاه های استرالیا معمولا توسط شخصی انجام می شود که طبق مقررات اطلاعیه های قانونی 2018  به عنوان ناظر برای اظهارنامه های قانونی مجاز است. این مقررات طیف گسترده ای از افراد معتبر را ارائه می دهد که سرتیفای مدارک را انجام میدهند. برای دریافت نسخه کپی برابر اصل شده از مدارک خود بایستی:

• ارائه کپی از نسخه مدراک اصلی
• تحویل کپی ها به همراه مدارک اصلی برای تایید به شخص یا افراد مجاز.

شما باید مدارک خود را توسط شخصی که دارای صلاحیت قانونی برای انجام سرتیفای مدارک داشته باشد ارائه دهید. لیست کامل افراد مجاز برای این کار در پایین صفحه قابل مشاهده است.

تمامی مدارک نیز باید به زبان انگلیسی ترجمه شوند. ممکن است واجد شرایط دریافت خدمات ترجمه رایگانی باشید که توسط  دپارتمان خدمات اجتماعی (DSS) دولت استرالیا ارائه می‌شود. این خدمات به افرادی که به طور دائم در استرالیا اقامت می کنند و در دو سال اول اقامت ارائه می شود. می توانید از طریق وب سایت آنها به صورت آنلاین درخواست دهید. اگر واجد شرایط دریافت خدمات ترجمه رایگان نیستید، می‌توان از یک مرجع معتبر ملی اعتباربخشی برای مترجمان (NAATI) استفاده کرد.

الزامات صدور مدارک سرتیفای شده

برخی از دانشگاه های استرالیا مانند دانشگاه وسترن سیدنی از شما می‌خواهد که معیارهای زیر را هنگام ارسال مدارک سرتیفای شده رعایت کنید. فرد صادر کننده مدارک سرتیفای شده باید:

• مهر رسمی حاوی نام شخص یا سازمانی که سند را تأیید می کند روی کپی مدرک الصاق شود.
• کلماتی به زبان انگلیسی مانند “I certify that, this is a true copy of the original ” به این معنی که «گواهی می‌دهم که این یک کپی واقعی از نسخه اصلی است» روی نسخه کپی برابر اصل شده نوشته شود.
• نام و امضا فرد صادر کننده روی آن درج شود.
• آدرس و شماره تلفن تماس صادر کننده ذکر شود.
• روی مدرک صادر شده تاریخ سرتیفای مدرک درج شود.

درخواست از طریق ایجنت ها و نمایندگان داخل کشور

ایجنت هایی که نماینده رسمی دانشگاهی هستند می توانند هنگام ارسال درخواست، اسناد را مشاهده کنند و رونوشت های الکترونیکی تایید شده را ارائه دهند. بطور نمونه برای دانشگاه آدلاید اینگونه است. افرادی که دانشگاه آدلاید را نمایندگی می‌کنند، می‌توانند هنگام ارسال درخواست، اسناد اصلی را مشاهده کرده و رونوشت‌های الکترونیکی تأیید شده  را ارائه دهند.

متقاضیان خصوصی (مستقیم)

آن دسته از افرادی که مستقیماً برای دانشگاه های استرالیا مانند آدلاید درخواست می دهند و از طریق ایجنت برای اپلای اقدام نمی کنند، می توانید اسناد الکترونیکی را همراه با درخواست ارسال کنند. اسناد باید کپی برابر اصل یا سرتیفای شده باشند که این کار هم توسط یک نماینده مجاز یا یک ایجنت انجام می شود. مدارک سرتیفای شده با الزامات که دانشگاه های بیان می کنند بایستی مطابقت داشته باشند.

افراد مجاز برای سرتیفای مدارک تحصیلی استرالیا

در استرالیا افراد زیر می توانند مدارک را تایید کنند:

• An authorized staff member of the University
• A Justice of the Peace
• A Notary Public
• A Consular Official
• A Commissioner for taking Affidavits
• The registrar of the university that the transcript or parchment is from
• A police officer
• An examining authority
• Electorate Officer
• Justice of the Peace
• Barrister, solicitor or patent attorney
• Pharmacist
• Police officer rank of sergeant or above
• Post Office Manager
• Principal of an Australian primary school or high school
• Registered Australian Health Practitioner

در خارج از استرالیا 

• A Notary Public
• An official agent or representative of the University when representing the applicant

همانطور که مشخص شد سرتیفای مدارک تحصیلی برای دانشگاه های استرالیا یکی از گام های اصلی در فرآیند اپلای می باشد. انجام این کار توسط هر شخصی امکان پذیر نیست و حتما بایستی توسط یک فرد مجاز و معتبر انجام شود. از این رو افرادی که خارج از استرالیا هستند می تواند توسط یک ایجنت یا نماینده رسمی این کار را انجام دهند. از این رو موسسه ما بصورت کاملا رایگان برابر اصل نمودن مدارک یا سرتیفای کردن مدارک را برای شما انجام میدهد.